Secção de Expediente Geral e Arquivo, 1988-2002

À Secção de Expediente Geral e Arquivo compete:

NO ÂMBITO DO EXPEDIENTE GERAL
- Assegurar o expediente geral, designadamente, a recepção, classificação, distribuição, expedição e o arquivo de correspondência e doutros documentos, dentro dos prazos respectivos;
- Apoiar os órgãos do Município, designadamente, assegurando a elaboração e distribuição das agendas de trabalhos e actas de reuniões e organizando os ficheiros dos assuntos tratados e deliberações tomadas naquelas reuniões;
- Preparar para assinatura do Director de Departamento Administrativo e Financeiro a correspondência e documentos que por ele devem ser assinados;
- Executar os serviços administrativos de carácter geral não específicos nem atribuídos a outras unidades orgânicas, designadamente passagem de alvarás, guias de receitas, certidões, notificações e outros;
- Registar e arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
- Assegurar o registo e arquivo de garantias bancárias;
- Efectuar contratos de seguros determinados pela Câmara Municipal, que não constem de atribuições doutros serviços bem como assegurar toda a tramitação a eles inerente;
- Efectuar o tratamento sistematizado de legislação publicada no Diário da República, assegurando a distribuição pelos vários serviços da Câmara Municipal dos respectivos sumários e posteriormente fornecendo a legislação por eles solicitada;
- Efectuar os recenseamentos de população eleitoral e militar, bem como assegurar todo o expediente e tramitação a eles inerente;
- Assegurar o expediente relacionado com a eleição, constituição e funcionamento dos órgãos autárquicos e eleições de Assembleia da República ou do Presidente da Republica, bem como elaborar a proposta de constituição de Comissão responsável pelas eleições, sempre que necessário;
- Coordenar o pessoal e o serviço de contínuos, porteiros, guardas e de limpeza das instalações do edifício da Câmara Municipal

NO ÂMBITO DO ARQUIVO
- Organizar o arquivo geral do Município compreendendo para além da sua classificação e racional arrumação, a elaboração dos ficheiros da documentação entrada e saída permanentemente actualizados;
- Propor a adopção de planos adequados de arquivo;
- Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do Município;
- Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
- Promover a encadernação dos Diários da República, das actas da Câmara e do Conselho de Administração dos Serviços Municipalizados, do copiador geral de correspondência expedida e das circulares dos Serviços de Administração Central e Regional.

Atribuições Gerais:
- Elaborar e submeter à aprovação superior as instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política mais aconselháveis no âmbito de cada serviço;
- Colaborar na elaboração do plano e relatório de actividades;
- Sempre que haja lugar a dispêndio de verbas para o Município devem os assuntos ser remetidos à Contabilidade para verificação e confirmação expressa de cabimento orçamental da despesa;
- Elaborar, no âmbito dos assuntos que correm pelo serviço, as propostas de deliberação e de despachos, devidamente fundamentados de factos e de direito;
- Assegurar a execução das deliberações de Câmara de despachos do Presidente nas áreas dos respectivos serviços;
- Coordenar a actividade das medidas dependentes de cada um dos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;
- Fundamentar de facto e de direito as informações e pareceres de cada serviço, sobretudo as que precedem e apoiem a decisão final de cada processo, incumbindo aos dirigentes e chefias cumprir e fazer cumprir o disposto neste preceito;
- Cada Departamento, Divisão e demais unidades orgânicas organizará e manterá actualizada uma colectânea de toda a legislação, regulamentos, posturas e doutras normas que lhe respeitem, incluindo circulares, instruções e ordens de serviço para consulta dos respectivos funcionários que têm de proceder à aplicação de tais preceitos, que não podem ignorar;
- Assegurar a informação necessária entre os serviços com vista ao seu bom funcionamento;
- Assistir, sempre que for determinado, às reuniões da Assembleia Municipal, Câmara Municipal e Conselho Municipal;
- Zelar pela assiduidade do pessoal e participar as ausências à Secção de Recursos Humanos, em conformidade com as normas legais vigentes;
- Remeter ao Arquivo Geral, no fim de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento do serviço;
- Elaborar um relatório anual de actividades a submeter à apreciação da Câmara ou do seu Presidente.