Plano de classificação

Forma Autorizada do Nome:Secção de Apoio Administrativo do Departamento de Obras e Oficinas, 1988-2002Tipo de Entidade:Pessoa ColectivaFunções, Ocupações e Actividades:À Secção de Apoio Administrativo compete:
- Fazer os registos e expediente dos processos de obras municipais, organizar os respectivos processos e liquidar as taxas devidas;
- Controle, através de ficheiros, da tramitação dos processos a cargo do Departamento e remessa destes a despacho ou reunião, de modo que não sejam ultrapassados os prazos legalmente estabelecidos para a resolução das pretensões requeridas;
- Receber e registar os processos que lhe sejam devolvidos procurando dar cumprimento no mais curto espaço de tempo aos despachos, resoluções ou deliberações da Câmara que neles tenham sido exarados;
- Colher os pareceres legalmente necessários para instrução dos processos e obtida informação dos Serviços Técnicos, submetê-los a despacho;
- Organizar e promover, em tempo útil, todo o expediente relacionado com empreitadas;
- Preparar para assinatura do Director de Departamento a correspondência e documentos que devam por ele ser assinados;
- Assegurar o expediente relativo à passagem de certidões de assuntos que corram pelo Departamento, bem como o expediente relativo à autenticação dos documentos e projectos;
- Remeter os dados estatísticos relacionados com o sector ao Instituto Nacional de Estatística e outras entidades oficiais;
- Remeter aos competentes serviços da Direcção Geral de Contribuições e Impostos a relação dos técnicos que, em processos de obras ou de loteamentos, elaborem projectos ou subscrevam termos de responsabilidade, nos termos do Código do Imposto Profissional;
- Minutar e dactilografar o expediente dos processos que corram pelo Departamento e fazer o arquivo vivo da Secção;
- Efectuar os demais procedimentos administrativos que lhe sejam determinados;
- Supervisionar e coordenar a acção dos funcionários administrativos espalhados pelo Departamento, de forma a articular toda a actividade deste Sector.


Atribuições Gerais:
- Elaborar e submeter à aprovação superior as instruções, circulares, regulamentos e normas que forem julgadas necessárias ao correcto exercício da sua actividade, bem como propor as medidas de política mais aconselháveis no âmbito de cada serviço;
- Colaborar na elaboração do plano e relatório de actividades;
- Sempre que haja lugar a dispêndio de verbas para o Município devem os assuntos ser remetidos à Contabilidade para verificação e confirmação expressa de cabimento orçamental da despesa;
- Elaborar, no âmbito dos assuntos que correm pelo serviço, as propostas de deliberação e de despachos, devidamente fundamentados de factos e de direito;
- Assegurar a execução das deliberações de Câmara de despachos do Presidente nas áreas dos respectivos serviços;
- Coordenar a actividade das medidas dependentes de cada um dos serviços e assegurar a correcta execução das tarefas dentro dos prazos determinados;
- Fundamentar de facto e de direito as informações e pareceres de cada serviço, sobretudo as que precedem e apoiem a decisão final de cada processo, incumbindo aos dirigentes e chefias cumprir e fazer cumprir o disposto neste preceito;
- Cada Departamento, Divisão e demais unidades orgânicas organizará e manterá actualizada uma colectânea de toda a legislação, regulamentos, posturas e doutras normas que lhe respeitem, incluindo circulares, instruções e ordens de serviço para consulta dos respectivos funcionários que têm de proceder à aplicação de tais preceitos, que não podem ignorar;
- Assegurar a informação necessária entre os serviços com vista ao seu bom funcionamento;
- Assistir, sempre que for determinado, às reuniões da Assembleia Municipal, Câmara Municipal e Conselho Municipal;
- Zelar pela assiduidade do pessoal e participar as ausências à Secção de Recursos Humanos, em conformidade com as normas legais vigentes;
- Remeter ao Arquivo Geral, no fim de cada ano, os documentos e processos desnecessários ao funcionamento do serviço;
- Elaborar um relatório anual de actividades a submeter à apreciação da Câmara ou do seu Presidente.
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