Ajuda

Este documento começa por apresentar algumas definições importantes, descrevendo de seguida como chegar à informação pretendida, pesquisando ou navegando até ela.

Definições e ícones

Documento de arquivo – Informação registada num dado suporte, produzida (ou recebida) por uma instituição ou pessoa no contexto da sua actividade.

Produtor – Pessoa colectiva, família ou pessoa singular que produziu, acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso da sua actividade.

Série – Conjunto de documentos organizados como uma unidade, por terem em comum alguma característica resultante do processo de produção, recepção ou utilização.

Tipologia informacional – Uma classe de documentos que se distingue com base em características intelectuais comuns.

Assunto – Tema de um dado documento ou série. Pode ser do tipo ideográfico, geográfico ou onomástico.

Ideográfico – Conceito abstracto ou ideia, utilizado como assunto.

Geográfico – Local ou referência geográfica, utilizado como assunto.

Onomástico – Entidade representada por um nome próprio, e utilizada como assunto.

Objecto digital – Representação digital de um documento, ou parte dele.

Encontrando a informação pretendida

Os pontos de acesso são apresentados segundo diferentes listas:

• Produtores – lista de todas as entidades produtoras de informação, possibilitando o acesso à informação produzida por determinado produtor.
• Séries – lista de todas as séries arquivísticas, organizando os documentos de acordo com um sistema de arquivagem, por resultarem de um mesmo processo de acumulação, do exercício de uma mesma actividade, por terem uma tipologia particular, ou devido a qualquer outro tipo de relação resultante do processo de produção, recepção ou utilização.
• Tipologias informacionais – lista de todas as tipologias informacionais que classificam conjuntos de documentos com características comuns, físicas (por exemplo, aguarela, desenho) e/ou intelectuais (por exemplo, diário, livro diário, borrador).
• Assuntos – lista de conceitos usados para representar o assunto ou um dos assuntos dos documentos descritos. Estes conceitos são termos controlados, relacionados entre si (thesaurus) e que permitem optimizar a recuperação dos documentos.

Outra das formas de acesso à informação é através da pesquisa em campos de descrição que, por sua vez, se pode fazer via uma pesquisa simples ou uma pesquisa avançada. A pesquisa simples permite procurar a expressão pretendida em todos os campos de descrição dos documentos, e a pesquisa avançada permite um ou mais critérios de pesquisa, de acordo com o conjunto de campos disponibilizados. Permite, desta forma, que sejam atingidos resultados mais precisos.

Os campos de pesquisa são os seguintes:

• Título – qualquer expressão neste campo, pesquisa nas designações atribuídas às descrições dos documentos.
• Código parcial – pesquisando por este campo, são recuperados documentos em que a parte do código de referência relativo ao documento satisfaça o critério.
• Ano de produção – permite pesquisar pelo ano de produção do documento.
• Tipologia informacional – permite pesquisar pela classificação do documento segundo características físicas e intelectuais. Exemplos de Tipologias informacionais encontram-se na lista de navegação com o mesmo nome.
• Assunto – permite pesquisar por conceitos que representam o conteúdo do documento. Exemplos de Assuntos encontram-se na lista de navegação com o mesmo nome.
• Conteúdo – permite pesquisar pelo campo de conteúdo informacional existente na descrição do documento.
• Objectos digitais associados - quando este critério de pesquisa está assinalado, os resultados só incluem documentos com objectos digitais associados, senão são devolvidos todos os documentos.

O campo de pesquisa simples permite a mesma expressividade de critérios de pesquisa que o formulário de pesquisa avançada, desde que usada a sintaxe adequada, que de seguida se apresenta.

Expressões de pesquisa

1. Uma expressão de pesquisa pode ser um termo simples. A pesquisa de qualquer termo não é sensível a maiúsculas ou a acentuação e devolve resultados se encontrar alguma palavra igual ao termo pesquisado. Seguem-se alguns exemplos.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   actas	Actas de Assembleia	Retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, em que o campo pesquisado inclua actas.
   comissoes	Livro de Actas das Comissões Eleitorais	Retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, em que o campo pesquisado inclua comissões.

2. Uma expressão de pesquisa pode também ser um termo composto, ou seja, uma sequência de termos simples entre aspas. Este tipo de expressão obriga a uma pesquisa cujo resultado inclua a frase exacta. Seguem-se alguns exemplos.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   "Actas de Assembleia"	Resumo de Actas de Assembleia	Retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, em que o campo pesquisado inclua a expressão completa.

3. Uma expressão de pesquisa pode ainda ser uma sequência de termos, unidos por operadores lógicos AND ou OR. Se os termos não têm explicitamente nenhum operador é como se tivesse um AND implícito. Quando unidos pelo operador AND, implícita ou explicitamente, o resultado tem de satisfazer todos os termos abrangidos pelo operador. Quando os termos são unidos pelo operador OR, o resultado tem de satisfazer pelo menos um dos termos. A ordem na sequência de termos não é relevante. Seguem-se alguns exemplos.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   "João da Costa Pereira" Porto	João da Costa Pereira, residente em Porto de Mós	Para uma sequência de termos sem operador considera-se, por omissão, o operador AND. Para este exemplo é retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclua a expressão exacta João da Costa Pereira e a palavra Porto, por qualquer ordem.
   assembleia AND acta	Acta de Assembleia Foi decidido em Assembleia e escrito em acta	Com o operador AND explícito, é retornada toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui assembleia e acta.
   assembleia OR acta	Acta de Assembleia Foi decidido em Assembleia e escrito em acta Acta nº 23/2-3-1970 Orçamento apresentado em Assembleia Geral	Utilizando o operador OR nesta expressão é retornada toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui assembleia e/ou acta.

4. Uma expressão de pesquisa pode ser um termo precedido do operador -, indicando a pesquisa de descrições que não contenham esse termo.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   Rio -Douro	Rio Mondego	Para uma sequência de termos sem operador considera-se, por omissão, o operador AND. Para este exemplo é retorna toda e qualquer descrição arquivística, que contenha o termo Rio e não contenha o termo Douro.

5. Os termos simples podem ser escritos utilizando os seguintes caracteres especiais, no meio ou no fim de cada termo:

   * significa zero ou mais caracteres

   ? significa um qualquer carácter

   Seguem-se alguns exemplos da utilização destes caracteres.

   Expressão de pesquisa	Resultado	Nota
   Lui?	Luís Morgado Luiz Sousa Guedes	Esta expressão retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui uma palavra começada por Lui e terminada por um qualuqer carácter adicional.
   proje*to	Projeto Projecto	Esta expressão retorna toda e qualquer descrição arquivística de documentos, cujo campo de pesquisa inclui uma palavra que comece por proje, seguidos de zero ou mais caracteres e terminando em to.

6. Não é possível pesquisar pelos seguintes caracteres:

   + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \

Expressões avançadas na Pesquisa Simples

A Pesquisa Simples pode conter as especificidades da Pesquisa Avançada desde que usada a devida sintaxe. Esta, consiste em especificar uma etiqueta indicando o campo de pesquisa, seguida do carácter ":" e do critério de pesquisa propriamente dito, o qual pode ser um termo simples ou termo composto (entre aspas), ou se o campo de pesquisa for numérico, deverá ser um intervalo de valores (por exemplo [1 TO 9]). Os exemplos que se seguem ilustram expressões que é possível expressar desta forma.

Expressão de pesquisa	Nota
titulo:testamento	Os resultados são documentos cuja designação contém a palavra testamento.
titulo:testamento titulo:ana titulo:teixeira	Os resultados são documentos cuja designação contem as palavras testamento, ana e teixeira, por qualquer ordem.
titulo:Ana Teixeira	Os resultados são documentos que contêm a palavra ana na designação e a palavra teixeira em qualquer campo da descrição.
titulo:"Ana Teixeira"	Os resultados são documentos cuja designação contém a expressão Ana Teixeira.
titulo:"Ana Teixeira" tipologiaInformacional:"processo individual de aluno"	Os resultados são documentos cuja designação contém a expressão Ana Teixeira e que tenham como tipologia informacional Processo individual de aluno.
assunto:economia inicioAno:[1998 TO 1999]	Neste caso, os documentos recuperados serão os que tenham economia como assunto e cuja produção se tenha iniciado entre 1998 e 1999.
assunto:douro numObjectos:[1 TO 999999]	Os resultados são documentos indexados com o assunto Douro que tenham pelo menos um objecto digital associado.